Chaque année, entre avril et fin mai, tous les organismes de formation français doivent remplir leur bilan pédagogique et financier (BPF). C'est une obligation légale sans exception : si vous avez un numéro de déclaration d'activité (NDA), vous êtes concerné — même sans chiffre d'affaires. Ce guide détaille exactement ce qu'il faut faire, quand, comment, et ce qui fait perdre leur NDA à des dizaines de formateurs chaque année.
Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier ?
Le BPF est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation déclaré auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE). Il sert deux fonctions :
- Statistique : le Ministère du Travail agrège les BPF pour produire les chiffres publics du marché de la formation (volume d'heures, stagiaires, CA sectoriel).
- Contrôle : la DREETS vérifie la cohérence entre l'activité déclarée, les flux financiers et les éventuels contrôles Qualiopi.
Il porte sur l'année civile écoulée (donc en 2026, on déclare l'activité 2025). Le dépôt se fait via la plateforme Mon Activité Formation (anciennement Télé BPF) sur le portail mesdemarches.emploi.gouv.fr.
C'est une obligation absolue. Deux BPF manquants consécutifs entraînent la caducité automatique du NDA — l'organisme perd son droit de dispenser des formations finançables.
Qui doit remplir un BPF
Toute personne ou structure détenant un numéro de déclaration d'activité (NDA), c'est-à-dire :
- Autoentrepreneurs formateurs
- Sociétés de formation (SAS, SARL, EURL)
- Associations loi 1901 dispensant de la formation
- Consultants en bilan de compétences avec NDA
- Écoles, centres, académies, organismes certifiés Qualiopi
Y compris ceux qui n'ont rien facturé dans l'année. Un BPF à zéro est obligatoire — il prouve que vous êtes toujours actif. L'oubli est traité comme un défaut de déclaration.
Les dates clés 2026
The Coach Pilot
Tu veux structurer ton activité de coach ?
The Coach Pilot remplace ton stack bricolé par une suite métier unique : CRM, séances, facturation, portails client.
| Échéance | Action |
|---|---|
| 31 mai 2026 | Date limite de dépôt du BPF 2025 |
| 30 juin 2026 | Prolongation exceptionnelle possible sur demande |
| Au-delà | Défaut de déclaration — signalement DREETS |
| 2 BPF manquants | Caducité automatique du NDA |
Concrètement, ouvrez le chantier dès avril. Le formulaire Mon Activité Formation met 30-45 minutes si vos comptes sont à jour, 3-4 heures si vous devez reconstituer l'année sur des factures éparpillées.
Les rubriques du BPF expliquées
Le formulaire comprend environ 15 rubriques. Les plus importantes :
Rubriques financières
- Recettes totales HT : tout ce qui a été facturé au titre de la formation (pas les autres activités)
- Produits financiers : CPF, OPCO, France Travail, Transition Pro, autofinancement, entreprises
- Dépenses de fonctionnement : salaires formateurs, locaux, matériel, sous-traitance pédagogique
- Résultat d'exploitation : différence entre les deux
Rubriques pédagogiques
- Heures-stagiaires : total des heures × stagiaires sur l'année (ex: 10 stagiaires × 7h = 70 heures-stagiaires)
- Nombre de stagiaires distincts
- Répartition par type d'action : formation initiale, continue, VAE, bilan de compétences, apprentissage
- Modalités : présentiel, distanciel synchrone, distanciel asynchrone, mixte
Rubriques administratives
- Type de public (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, agents publics)
- Domaines de formation (code NSF)
- Éventuelles sous-traitances pédagogiques
Piège classique : confondre "heures de formation" et "heures-stagiaires". Une journée de formation à 7h pour 10 stagiaires = 70 heures-stagiaires, pas 7.
Les 5 erreurs qui coûtent cher
1. Mélanger CA formation et CA global
Si vous êtes coach qui fait aussi de la formation, seul le chiffre d'affaires strictement lié à des actions de formation (conventionnées, factures émises avec mention du NDA) doit apparaître dans le BPF. Le reste de votre activité coaching classique n'en fait pas partie.
2. Oublier les OPCO et France Travail
Quand un client entreprise vous paye directement, vous l'identifiez vite. Mais si France Travail ou un OPCO paye à votre place pour un stagiaire, ce flux doit apparaître dans les produits financiers. C'est l'erreur #1 des petits OF en audit DREETS.
3. Sous-estimer les heures-stagiaires
Beaucoup de formateurs comptent les heures présentielles et oublient le distanciel asynchrone (modules e-learning, devoirs, évaluations). Tout ce qui est documenté comme temps pédagogique compte — dès lors que vous avez une trace (progression LMS, feuille de validation, etc.).
4. Déposer à la dernière minute
La plateforme Mon Activité Formation sature les 48h avant la date limite. Pas rare de tomber sur des bugs et de passer en défaut de déclaration sans même le vouloir. Visez le 15 mai maximum.
5. Ne pas archiver les justificatifs
La DREETS peut contrôler jusqu'à 3 ans après le BPF. En pratique, conservez 6 ans (règle fiscale) : conventions, feuilles d'émargement signées, factures, règlements, attestations de fin de formation.
Dans The Coach Pilot, vos conventions de formation, feuilles d'émargement et attestations sont générées automatiquement et centralisées. L'export BPF pré-rempli récupère directement vos heures-stagiaires et flux financiers par stagiaire.
BPF, Qualiopi et NDA : comment les trois s'articulent
Ces trois dispositifs sont indépendants mais liés, d'où la confusion fréquente :
| Élément | Obligatoire ? | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| NDA (numéro déclaration d'activité) | Obligatoire pour dispenser de la formation professionnelle | Vous rend "organisme de formation" légalement |
| BPF (bilan pédagogique et financier) | Obligatoire chaque année pour tout NDA | Déclaration statistique annuelle |
| Qualiopi | Optionnel, mais nécessaire pour accéder au CPF, OPCO, France Travail, Transition Pro | Certification qualité des processus |
En pratique, si vous voulez vivre de la formation, vous voulez les trois. Le NDA s'obtient en quelques semaines, le BPF se remplit tous les ans, Qualiopi se certifie tous les 3 ans.
Le BPF pour les consultants en bilan de compétences
Les consultants en bilan de compétences qui exercent sous leur propre NDA ont des spécificités :
- Le BdC compte comme une action de formation au sens du Code du travail
- Une heure-stagiaire de BdC = une heure passée avec le bénéficiaire (accompagnement individuel compris)
- Les flux CPF doivent apparaître dans la rubrique "Produits financiers → Stagiaires particuliers (CPF)"
- Si votre activité est exclusivement BdC, le BPF est quand même obligatoire avec les mêmes rubriques
Si vous travaillez comme sous-traitant pour un cabinet qui facture le bénéficiaire, c'est lui qui remplit le BPF — vous, vous ne déclarez que si vous avez votre propre NDA.
Et si vous n'avez pas facturé cette année ?
Déposez un BPF à zéro. C'est 10 minutes, ça vous évite la caducité du NDA, et ça permet de relancer l'activité dès que vous le voulez. Beaucoup d'OF dormants perdent leur NDA pour avoir sauté 2 années consécutives — et rouvrir un dossier NDA, c'est 6-8 semaines de délai et une nouvelle instruction.
Outils pour préparer votre BPF
Trois approches :
- Excel manuel : fonctionne si vous avez 5-10 stagiaires par an. Au-delà, les erreurs de report font perdre 2-3 heures au minimum.
- Logiciel de facturation généraliste (Pennylane, Henrri, etc.) : aide pour le volet financier mais rien sur les heures-stagiaires et la répartition CPF/OPCO.
- Suite métier formation/coaching : centralise conventions, émargements, attestations et CA par financeur. Export BPF pré-rempli en 1 clic.
La partie facturation/encaissement doit être parfaitement alignée avec le BPF. Dans The Coach Pilot, chaque facture liée à une convention de formation porte automatiquement la mention du NDA et s'intègre à l'agrégation financière de fin d'année.
Ce qu'il faut faire maintenant
Si votre BPF 2025 n'est pas encore déposé, voici l'ordre :
- Récupérer votre CA formation 2025 (uniquement les factures liées à des conventions/contrats de formation, pas votre coaching classique)
- Compter vos heures-stagiaires par modalité (présentiel / distanciel synchrone / asynchrone)
- Répartir vos produits financiers par type de financeur (CPF, OPCO, France Travail, entreprises, particuliers)
- Vous connecter à Mon Activité Formation avec vos identifiants DREETS
- Remplir le formulaire en 30-45 minutes, valider avant le 15 mai
Et pour 2026 : structurez-vous dès le début de l'année. Un formateur qui tient ses heures-stagiaires à jour mensuellement remplit son BPF 2026 en 15 minutes en avril 2027 plutôt qu'en 4 heures stressées.