Bilan pédagogique et financier 2026 (BPF) : le guide complet pour formateurs et organismes de formation

Chaque année, entre avril et fin mai, tous les organismes de formation français doivent remplir leur bilan pédagogique et financier (BPF). C'est une obligation légale sans exception : si vous avez un numéro de déclaration d'activité (NDA), vous êtes concerné — même sans chiffre d'affaires. Ce guide détaille exactement ce qu'il faut faire, quand, comment, et ce qui fait perdre leur NDA à des dizaines de formateurs chaque année.

Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier ?

Le BPF est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation déclaré auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE). Il sert deux fonctions :

1. Statistique : le Ministère du Travail agrège les BPF pour produire les chiffres publics du marché de la formation (volume d'heures, stagiaires, CA sectoriel).
2. Contrôle : la DREETS vérifie la cohérence entre l'activité déclarée, les flux financiers et les éventuels contrôles Qualiopi.

Il porte sur l'année civile écoulée (donc en 2026, on déclare l'activité 2025). Le dépôt se fait via la plateforme Mon Activité Formation (anciennement Télé BPF) sur le portail mesdemarches.emploi.gouv.fr.

C'est une obligation absolue. Deux BPF manquants consécutifs entraînent la caducité automatique du NDA — l'organisme perd son droit de dispenser des formations finançables.

Qui doit remplir un BPF

Toute personne ou structure détenant un numéro de déclaration d'activité (NDA), c'est-à-dire :

• Autoentrepreneurs formateurs
• Sociétés de formation (SAS, SARL, EURL)
• Associations loi 1901 dispensant de la formation
• Consultants en bilan de compétences avec NDA
• Écoles, centres, académies, organismes certifiés Qualiopi

Y compris ceux qui n'ont rien facturé dans l'année. Un BPF à zéro est obligatoire — il prouve que vous êtes toujours actif. L'oubli est traité comme un défaut de déclaration.

Les dates clés 2026

Pour être précis : le Code du travail fixe la date limite au 30 avril. En pratique, la plateforme Mon Activité Formation reste ouverte au dépôt jusqu'au 31 mai (tolérance administrative reconduite chaque année), c'est cette date que nous retenons dans ce guide. Ne comptez pas sur la prolongation de juin : elle se demande, elle ne s'obtient pas automatiquement.

Où trouver le formulaire Cerfa du BPF en PDF

Beaucoup de formateurs cherchent « BPF 2026 PDF » en espérant un formulaire à remplir et à renvoyer. Ce n'est plus comme ça que ça se passe :

• La déclaration se fait uniquement en ligne, sur la plateforme Mon Activité Formation (MAF) du ministère du Travail, avec les identifiants liés à votre NDA. Rien à imprimer, rien à poster.
• Le Cerfa 10443 est le formulaire officiel du bilan pédagogique et financier. Il reste utile comme trame de préparation : ses rubriques sont exactement celles que vous retrouverez à l'écran, dans le même ordre. Le parcourir avant de vous connecter vous évite de découvrir en séance qu'il vous manque une ventilation par financeur ou par modalité.
• Le récépissé de dépôt se télécharge en PDF depuis MAF une fois la déclaration validée. C'est lui que vous archiverez et que vous pourrez présenter en audit Qualiopi ou en contrôle DREETS.

Concrètement, ouvrez le chantier dès avril. Le formulaire Mon Activité Formation met 30-45 minutes si vos comptes sont à jour, 3-4 heures si vous devez reconstituer l'année sur des factures éparpillées.

Les rubriques du BPF expliquées

Le formulaire comprend environ 15 rubriques. Les plus importantes :

Rubriques financières

• Recettes totales HT : tout ce qui a été facturé au titre de la formation (pas les autres activités)
• Produits financiers : CPF, OPCO, France Travail, Transition Pro, autofinancement, entreprises
• Dépenses de fonctionnement : salaires formateurs, locaux, matériel, sous-traitance pédagogique
• Résultat d'exploitation : différence entre les deux

Rubriques pédagogiques

• Heures-stagiaires : total des heures × stagiaires sur l'année (ex: 10 stagiaires × 7h = 70 heures-stagiaires)
• Nombre de stagiaires distincts
• Répartition par type d'action : formation initiale, continue, VAE, bilan de compétences, apprentissage
• Modalités : présentiel, distanciel synchrone, distanciel asynchrone, mixte

Rubriques administratives

• Type de public (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, agents publics)
• Domaines de formation (code NSF)
• Éventuelles sous-traitances pédagogiques

Piège classique : confondre "heures de formation" et "heures-stagiaires". Une journée de formation à 7h pour 10 stagiaires = 70 heures-stagiaires, pas 7.

Checklist BPF 2026

Voici la liste de ce qu'il faut avoir sous la main avant d'ouvrir Mon Activité Formation. Si chaque case est cochée, la saisie prend 30 à 45 minutes ; sinon, vous ferez des allers-retours entre le formulaire, votre logiciel de facturation et vos dossiers stagiaires.

Identification de l'organisme

• Numéro de déclaration d'activité (NDA) et SIRET à jour
• Identifiants de connexion à Mon Activité Formation (à tester avant le jour J)
• Raison sociale, adresse et forme juridique telles que déclarées à la DREETS
• Domaines de formation dispensés (codes NSF)

Données financières (activité 2025, HT)

• Chiffre d'affaires formation uniquement, isolé du coaching et des autres activités
• Produits ventilés par type de financeur : entreprises, OPCO, CPF (stagiaires particuliers), France Travail, Transition Pro, autres pouvoirs publics
• Sommes reçues en tant que sous-traitant d'un autre organisme de formation (déclarées à part)
• Dépenses de fonctionnement : rémunération des formateurs, locaux, matériel pédagogique
• Sommes versées à des sous-traitants pédagogiques (formateurs externes, autres OF)
• Rapprochement fait entre les factures émises avec mention du NDA et les encaissements réels

Données pédagogiques

• Nombre total d'heures-stagiaires (heures × stagiaires), pas d'heures de formation
• Ventilation des heures-stagiaires par modalité : présentiel, distanciel synchrone, distanciel asynchrone, mixte
• Heures asynchrones justifiées par une trace (progression LMS, feuille de validation)
• Répartition par type d'action : formation continue, VAE, bilan de compétences, apprentissage
• Nombre de formateurs ayant dispensé des heures (internes et externes) et leur volume d'heures

Stagiaires

• Nombre de stagiaires distincts sur l'année (un stagiaire suivi sur deux sessions compte une fois)
• Répartition par type de public : salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, agents publics
• Stagiaires accueillis en sous-traitance identifiés séparément

Sous-traitance

• Liste des actions confiées à des sous-traitants (heures, montants)
• Liste des actions réalisées pour le compte d'un autre OF (heures, montants, nom du donneur d'ordre)

Justificatifs à archiver (6 ans)

• Conventions et contrats de formation signés
• Feuilles d'émargement ou relevés de connexion
• Attestations de fin de formation
• Factures et preuves de règlement par financeur
• Récépissé de dépôt du BPF téléchargé depuis MAF

Si vous n'avez rien facturé en 2025, la checklist se réduit à la première rubrique : connectez-vous et déposez un BPF à zéro.

Les 5 erreurs qui coûtent cher

1. Mélanger CA formation et CA global

Si vous êtes coach qui fait aussi de la formation, seul le chiffre d'affaires strictement lié à des actions de formation (conventionnées, factures émises avec mention du NDA) doit apparaître dans le BPF. Le reste de votre activité coaching classique n'en fait pas partie.

2. Oublier les OPCO et France Travail

Quand un client entreprise vous paye directement, vous l'identifiez vite. Mais si France Travail ou un OPCO paye à votre place pour un stagiaire, ce flux doit apparaître dans les produits financiers. C'est l'erreur #1 des petits OF en audit DREETS.

3. Sous-estimer les heures-stagiaires

Beaucoup de formateurs comptent les heures présentielles et oublient le distanciel asynchrone (modules e-learning, devoirs, évaluations). Tout ce qui est documenté comme temps pédagogique compte — dès lors que vous avez une trace (progression LMS, feuille de validation, etc.).

4. Déposer à la dernière minute

La plateforme Mon Activité Formation sature les 48h avant la date limite. Pas rare de tomber sur des bugs et de passer en défaut de déclaration sans même le vouloir. Visez le 15 mai maximum.

5. Ne pas archiver les justificatifs

La DREETS peut contrôler jusqu'à 3 ans après le BPF. En pratique, conservez 6 ans (règle fiscale) : conventions, feuilles d'émargement signées, factures, règlements, attestations de fin de formation.

BPF, Qualiopi et NDA : comment les trois s'articulent

Ces trois dispositifs sont indépendants mais liés, d'où la confusion fréquente :

En pratique, si vous voulez vivre de la formation, vous voulez les trois. Le NDA s'obtient en quelques semaines, le BPF se remplit tous les ans, Qualiopi se certifie tous les 3 ans.

Le BPF pour les consultants en bilan de compétences

Les consultants en bilan de compétences qui exercent sous leur propre NDA ont des spécificités :

• Le BdC compte comme une action de formation au sens du Code du travail
• Une heure-stagiaire de BdC = une heure passée avec le bénéficiaire (accompagnement individuel compris)
• Les flux CPF doivent apparaître dans la rubrique "Produits financiers → Stagiaires particuliers (CPF)"
• Si votre activité est exclusivement BdC, le BPF est quand même obligatoire avec les mêmes rubriques

Si vous travaillez comme sous-traitant pour un cabinet qui facture le bénéficiaire, c'est lui qui remplit le BPF — vous, vous ne déclarez que si vous avez votre propre NDA.

Et si vous n'avez pas facturé cette année ?

Déposez un BPF à zéro. C'est 10 minutes, ça vous évite la caducité du NDA, et ça permet de relancer l'activité dès que vous le voulez. Beaucoup d'OF dormants perdent leur NDA pour avoir sauté 2 années consécutives — et rouvrir un dossier NDA, c'est 6-8 semaines de délai et une nouvelle instruction.

Quel logiciel pour préparer le BPF sans y passer trois jours

Le BPF n'est pas difficile à remplir. Ce qui prend du temps, c'est de reconstituer l'année en avril : retrouver quel financeur a payé quelle session, recompter les heures-stagiaires session par session, séparer le CA formation du reste. Un logiciel adapté au BPF ne fait donc pas grand-chose le jour du dépôt ; il fait le travail toute l'année en tenant trois choses à jour :

1. Les heures-stagiaires par modalité : chaque session enregistrée avec sa durée, ses participants et son mode (présentiel, synchrone, asynchrone), pour que le total se calcule tout seul au lieu d'être recompté depuis les feuilles d'émargement.
2. Les stagiaires : une fiche par personne, avec le type de public et les sessions suivies, pour obtenir le nombre de stagiaires distincts sans dédoublonner un tableur.
3. Les produits par type de financeur : chaque facture formation rattachée à une convention et à un financeur (entreprise, OPCO, CPF, France Travail), pour que la ventilation financière du BPF soit une simple somme et non une relecture de toutes vos factures.

Trois approches selon votre volume :

1. Excel manuel : fonctionne si vous avez 5-10 stagiaires par an. Au-delà, les erreurs de report font perdre 2-3 heures au minimum.
2. Logiciel de facturation généraliste (Pennylane, Henrri, etc.) : aide pour le volet financier mais rien sur les heures-stagiaires et la répartition CPF/OPCO.
3. Suite métier formation/coaching : centralise conventions, émargements, attestations et CA par financeur. Le BPF devient une lecture de chiffres déjà consolidés.

Pour choisir entre un pure-player formation et une suite coach + formation, voir notre comparatif des logiciels pour organisme de formation Qualiopi.

Ce qu'il faut faire maintenant

Si votre BPF 2025 n'est pas encore déposé, voici l'ordre :

1. Récupérer votre CA formation 2025 (uniquement les factures liées à des conventions/contrats de formation, pas votre coaching classique)
2. Compter vos heures-stagiaires par modalité (présentiel / distanciel synchrone / asynchrone)
3. Répartir vos produits financiers par type de financeur (CPF, OPCO, France Travail, entreprises, particuliers)
4. Vous connecter à Mon Activité Formation avec vos identifiants DREETS
5. Remplir le formulaire en 30-45 minutes, valider avant le 15 mai

Et pour 2026 : structurez-vous dès le début de l'année. Un formateur qui tient ses heures-stagiaires à jour mensuellement remplit son BPF 2026 en 15 minutes en avril 2027 plutôt qu'en 4 heures stressées.