Facturation
Le module Facturation (sidebar « Mon bureau » > « Facturation ») regroupe cinq sections : « Factures », « Devis », « Avoirs », « Récurrents » et « Paramètres ». Il permet de créer des devis et factures conformes (numérotation séquentielle, mentions légales, PDF avec logo), d'envoyer les documents par email avec le PDF en pièce jointe, d'encaisser par lien de paiement Stripe, de suivre les paiements (y compris échelonnés) et d'émettre des avoirs.
Disponible avec le plan Pro et supérieur
Fonctionnalites
- Factures avec numérotation séquentielle attribuée à la finalisation et statuts « Brouillon », « Validée », « Envoyée », « Payée », « Partielle », « En retard », « Annulée », « Avoir émis »
- Devis avec statuts « Brouillon », « Validé », « Envoyé », « Accepté », « Refusé », « Expiré », « Converti » et zone « Bon pour accord » ajoutée automatiquement au PDF pour la signature du client
- Conversion d'un devis accepté en facture brouillon en un clic (« Convertir en facture »)
- Avoirs créés depuis une facture payée et liés à la facture d'origine (« Créer un avoir »)
- Modèles de factures récurrentes (« Hebdomadaire », « Mensuel », « Trimestriel », « Annuel ») avec génération à la demande (« Générer maintenant »), pause et réactivation
- Paiement échelonné : découpage du montant en plusieurs échéances (répartition égale, en pourcentage ou par montants) avec enregistrement des paiements échéance par échéance
- Lien de paiement Stripe par carte (« Lien de paiement Stripe ») — nécessite un compte Stripe connecté et actif
- Envoi par email avec PDF en pièce jointe, templates d'email personnalisables par type de document et domaine d'envoi partagé avec le CRM
- Unités de facturation : « Unité », « Heure », « Jour », « Séance », « Mois », « Forfait » ; taux de TVA proposés selon le pays d'activité (France : 0 %, 5,5 %, 10 %, 20 %)
- Reprise depuis un autre outil : import CSV de l'historique (« Importer des factures ») et reprise de la numérotation (« Numérotation »)
- Devise par défaut configurable dans le profil d'entreprise, figée sur chaque document à sa création
Créer une facture
- Dans la sidebar, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Facturation »
- Cliquer sur la carte « Factures », puis sur le bouton « Nouvelle facture » (si le profil d'entreprise n'est pas encore configuré, la page redirige d'abord vers les paramètres de facturation)
- Bloc « Client » : choisir un contact ou une entreprise du CRM dans la liste « Sélectionner un client », ou garder « -- Saisie manuelle -- » et remplir « Nom du client » (obligatoire), « Entreprise » (optionnel), « Adresse » (obligatoire), « Code postal » (obligatoire), « Ville » (obligatoire), « Email » (optionnel, mais indispensable pour l'envoi par email), « SIREN (B2B) » (optionnel)
- Bloc « Dates » : renseigner la « Date » d'émission (obligatoire), choisir le « Délai de paiement » (« Paiement immédiat », 15, 30, 45 ou 60 jours) — la « Date d'échéance » se recalcule automatiquement ; « Date de prestation » (optionnel)
- Bloc « Paiement échelonné » (optionnel) : activer l'interrupteur « Activer le paiement échelonné » puis choisir le nombre d'échéances et la « Répartition » (égale, en pourcentage ou par montants)
- Bloc « Lignes de détail » : pour chaque prestation, remplir « Description » (obligatoire), « Quantité » (obligatoire), « Unité », « Prix unitaire HT » (obligatoire) et « Taux TVA » ; cliquer sur « Ajouter une ligne » pour ajouter d'autres lignes ; « Sous-total HT », « Total TVA » et « Total TTC » se calculent automatiquement
- Champ « Notes » (optionnel)
- Cliquer sur « Enregistrer » en bas de page
- Résultat : la facture est créée au statut « Brouillon » dans la liste « Factures » ; elle reste modifiable (bouton « Modifier ») tant qu'elle n'est pas finalisée
Finaliser une facture et l'envoyer par email
- Dans la sidebar, « Mon bureau » > « Facturation », ouvrir la carte « Factures »
- Cliquer sur la facture au statut « Brouillon » à finaliser
- Cliquer sur le bouton « Finaliser »
- Dans la fenêtre « Finaliser la facture », choisir « Valider et envoyer par email » ou « Valider uniquement » (sans adresse email client, seul le bouton « Valider » est proposé et aucun email n'est envoyé)
- Attention : l'action est irréversible — un numéro de facture définitif est attribué et la facture ne pourra plus être modifiée
- Résultat : la facture passe au statut « Validée » ; si l'email est parti, le badge « Email envoyé » s'affiche sur la fiche, sinon « Non envoyé par email »
- Pour envoyer ou renvoyer l'email plus tard : bouton « Envoyer » sur la fiche de la facture, puis confirmer — le PDF est joint à l'email
- Le bouton « Télécharger » permet à tout moment de récupérer le PDF
Enregistrer un paiement (marquer une facture payée)
- Dans la sidebar, « Mon bureau » > « Facturation », carte « Factures », ouvrir une facture validée ou envoyée
- Cliquer sur « Marquer payée »
- Dans la fenêtre « Enregistrer un paiement » : si la facture est échelonnée, sélectionner d'abord l'échéance à payer
- Renseigner le « Montant » (obligatoire — le bouton « Tout » remplit le reste à payer)
- Choisir le « Moyen de paiement » (obligatoire) : « Virement bancaire », « Carte bancaire », « Chèque », « Espèces » ou « Carte bancaire (Stripe) »
- Renseigner la « Date du paiement » (obligatoire) et la « Référence (optionnel) »
- Cliquer sur « Enregistrer »
- Si le paiement est partiel, la facture passe au statut « Partielle » ; si le solde est réglé, le message « Facture payée intégralement ! » s'affiche avec l'option « Envoyer la facture payée au client » (le PDF porte alors le cachet PAYÉ)
- Résultat : la facture passe au statut « Payée »
Générer un lien de paiement Stripe
- Ouvrir la facture concernée depuis la carte « Factures » — le lien est disponible pour une facture validée, envoyée, partielle ou en retard
- Cliquer sur « Lien de paiement Stripe »
- Si aucun compte Stripe n'est connecté, un avertissement s'affiche avec le bouton « Connecter Stripe » : connecter son compte avant de continuer (si le compte est en attente ou restreint, bouton « Terminer la configuration »)
- Un encadré « Frais de paiement en ligne » récapitule les frais Stripe déduits du montant reçu ; cliquer sur « Générer le lien »
- Résultat : le lien de paiement s'affiche sur la facture — « Voir le lien » l'ouvre dans un nouvel onglet et le bouton de copie (infobulle « Copier ») copie l'URL à transmettre au client
- Le client règle ensuite par carte via ce lien Stripe
Créer un devis
- Dans la sidebar, « Mon bureau » > « Facturation », cliquer sur la carte « Devis » puis sur « Nouveau devis »
- Bloc « Client » : choisir un contact ou une entreprise du CRM via « Sélectionner un client », ou saisir manuellement « Nom du client » (obligatoire), « Entreprise » (optionnel), « Adresse » (obligatoire), « Code postal » (obligatoire), « Ville » (obligatoire), « Email » (optionnel), « SIREN (B2B) » (optionnel)
- Bloc « Dates et prestation » : « Date d'émission » (obligatoire), « Valide jusqu'au » (obligatoire, pré-remplie selon la « Durée de validité des devis » du profil), « Délai de paiement », « Date de début de prestation » (optionnel), « Durée de la prestation » (optionnel)
- Bloc « Lignes de détail » : mêmes champs qu'une facture (« Description » obligatoire, « Quantité », « Unité », « Prix unitaire HT », « Taux TVA ») ; « Ajouter une ligne » pour compléter
- Champ « Notes » (optionnel) ; une zone « Bon pour accord » est ajoutée automatiquement au PDF pour permettre au client de signer le devis
- Cliquer sur « Enregistrer » pour garder un brouillon modifiable, ou sur « Finaliser » pour attribuer un numéro séquentiel et envoyer le devis par email au client (si une adresse email est renseignée)
- Résultat : le devis apparaît dans la liste « Devis » ; une fois finalisé il passe au statut « Validé » et le badge « Email envoyé » s'affiche si l'email est parti
Convertir un devis accepté en facture
- Ouvrir le devis depuis la carte « Devis » (il doit être finalisé, pas en « Brouillon »)
- Quand le client accepte le devis, cliquer sur « Marquer accepté » — le devis passe au statut « Accepté »
- Cliquer sur le bouton « Convertir en facture » qui apparaît alors
- Dans la fenêtre « Convertir en facture », confirmer avec « Convertir » : une facture brouillon est créée à partir du devis, modifiable avant finalisation
- Résultat : le devis passe au statut « Converti » et affiche un lien vers la facture créée ; finaliser ensuite la facture (bouton « Finaliser ») pour lui attribuer son numéro définitif
- En cas de refus du client : « Marquer refusé » ; un devis peut aussi être copié via « Dupliquer » pour repartir d'un nouveau brouillon
Créer une facture récurrente
- Dans la sidebar, « Mon bureau » > « Facturation », cliquer sur la carte « Récurrents » puis sur « Nouveau modèle »
- Bloc « Informations du modèle » : renseigner le « Nom du modèle » (obligatoire) et sélectionner le « Client » (obligatoire) parmi les clients CRM via « Sélectionner un client »
- Choisir la « Fréquence » : « Hebdomadaire », « Mensuel », « Trimestriel » ou « Annuel », puis le « Jour de la semaine » (hebdomadaire) ou le « Jour du mois »
- Choisir le « Délai de paiement » et cocher si besoin « Inclure un lien de paiement Stripe » (optionnel)
- Bloc « Lignes de détail » : au moins une ligne avec « Description » (obligatoire) ; « Aperçu de la facture » affiche les totaux
- Champ « Notes » (optionnel, repris sur chaque facture générée)
- Cliquer sur « Enregistrer le modèle »
- Sur la fiche du modèle : « Générer maintenant » crée immédiatement une facture à partir du modèle ; « Mettre en pause » / « Réactiver » bascule le statut entre « Actif » et « Inactif »
- Résultat : les factures créées apparaissent dans « Factures générées » sur la fiche du modèle et dans la liste « Factures »
Configurer la facturation (profil, numérotation, import, emails)
- Dans la sidebar, « Mon bureau » > « Facturation », cliquer sur la carte « Paramètres »
- Carte « Profil d'entreprise » : cliquer sur « Gérer » — l'identité légale (SIRET, logo, coordonnées) se configure dans les Réglages, onglet « Entreprise »
- Dans l'onglet « Entreprise » : ajouter le « Logo de l'entreprise » (« Ajouter un logo », JPG, PNG ou WebP, 2 Mo max) et choisir « Pays et devise » (« Pays d'activité », « Devise par défaut »)
- Compléter « Identité de l'entreprise » (« Nom de l'entreprise / Raison sociale », « Forme juridique », « Capital social ») et « Numéros légaux » (« SIRET », « SIREN », « Ville du RCS », « N° TVA Intracommunautaire », case « Non assujetti à la TVA (Article 293 B du CGI) » si exonéré)
- Compléter le bloc « Adresse » (adresse, « Code postal » et « Ville » obligatoires), « Contact » (« Téléphone », « Email ») et « Paramètres de paiement » (« Délai de paiement par défaut », « Durée de validité des devis », « Taux de pénalité de retard », « Coordonnées bancaires »)
- Cliquer sur « Enregistrer le profil » — ces informations sont réutilisées sur les factures, devis et contrats
- De retour dans « Paramètres » de la facturation, section « Numérotation » : sélectionner l'année, saisir le « Dernier numéro de facture » et/ou le « Dernier numéro de devis » puis cliquer sur « Définir » pour reprendre la numérotation d'un ancien outil
- Section « Importer des factures » : cliquer sur « Importer un fichier CSV » pour importer l'historique exporté depuis un autre outil (Henrri, Indy, Qonto, Tiime, Zervant...)
- Section « Paramètres email » : « Templates d'email » permet de personnaliser les emails de factures, devis et avoirs ; « Domaine d'envoi » permet d'envoyer depuis sa propre adresse (configuration partagée avec le CRM)
Questions frequentes
Comment convertir un devis en facture ? Ouvrez le devis finalisé, cliquez sur « Marquer accepté » puis sur « Convertir en facture » et confirmez avec « Convertir ». Une facture brouillon est créée à partir du devis ; finalisez-la ensuite pour lui attribuer un numéro.
Comment modifier une facture finalisée ? Impossible : la finalisation est irréversible. Si la facture est payée, créez un avoir (« Créer un avoir ») puis émettez une nouvelle facture. Vous pouvez aussi utiliser « Dupliquer » pour repartir d'une copie en brouillon.
Comment créer un avoir ? Ouvrez une facture au statut « Payée » et cliquez sur « Créer un avoir », puis confirmez avec « Créer l'avoir ». L'avoir est créé pour le montant total et la facture d'origine passe au statut « Avoir émis ». Les avoirs sont listés dans la carte « Avoirs ».
Où configurer mon SIRET, mon logo et mes mentions légales ? Dans les Réglages, onglet « Entreprise » — aussi accessible depuis Facturation > carte « Paramètres » > bouton « Gérer ». Ces informations sont réutilisées sur les factures, devis et contrats.
Puis-je facturer dans une autre devise que l'euro ? Oui : la « Devise par défaut » se définit dans le profil d'entreprise (Réglages > « Entreprise », bloc « Pays et devise »). La devise est figée sur chaque facture au moment de sa création.
Le client peut-il payer en ligne ? Oui : générez un « Lien de paiement Stripe » sur la facture validée. Il faut un compte Stripe connecté et actif ; des frais Stripe sont déduits du montant reçu.
Problemes courants
"Je suis redirigé vers les paramètres en créant ma première facture" → Le profil d'entreprise doit être configuré avant de créer une facture. Depuis la carte « Paramètres », cliquez sur « Gérer », remplissez au minimum l'adresse (« Code postal », « Ville ») puis « Enregistrer le profil ».
"Le bouton « Convertir en facture » n'apparaît pas sur mon devis" → Le devis doit être au statut « Accepté » (cliquez d'abord sur « Marquer accepté ») et ne pas avoir déjà été converti. Un devis en « Brouillon » doit d'abord être finalisé.
"Je ne peux plus modifier ma facture" → Seules les factures au statut « Brouillon » affichent le bouton « Modifier ». Une facture finalisée est verrouillée : créez un avoir si elle est payée, ou utilisez « Dupliquer » pour créer une copie modifiable.
"L'email n'est pas parti au client" → L'envoi nécessite une adresse email client sur le document (champ « Email » du bloc « Client »). Vérifiez le badge « Email envoyé » ou « Non envoyé par email » sur la fiche, puis utilisez le bouton « Envoyer » pour (re)envoyer le PDF.
"Impossible de générer le lien de paiement Stripe" → Un compte Stripe connecté et activé est requis : suivez le bouton « Connecter Stripe ». Si le compte est en attente ou restreint, cliquez sur « Terminer la configuration ».
"Erreur de validation à l'enregistrement" → Vérifiez les champs obligatoires : « Nom du client », « Adresse », « Code postal », « Ville », les dates, et au moins une ligne avec « Description » et « Quantité » renseignées.
Limites
- Les modèles récurrents ne génèrent pas les factures automatiquement à l'échéance : utilisez « Générer maintenant » sur la fiche du modèle
- Une facture finalisée n'est ni modifiable ni supprimable ; depuis l'interface, l'avoir n'est possible que sur une facture au statut « Payée » et porte sur le montant total
- Le lien de paiement Stripe nécessite un compte Stripe connecté et actif ; les frais Stripe sont déduits du montant reçu
- L'envoi d'email nécessite une adresse email client ; sans elle, la facture ou le devis est seulement validé, aucun email n'est envoyé