Facturation
Le module Facturation vous permet de gérer toute votre facturation directement depuis The Coach Pilot : devis, factures, avoirs et facturation récurrente.
Accéder à la facturation
Mon bureau > Facturation dans le menu latéral.
Vous arrivez sur un tableau de bord avec accès à :
- Factures : Toutes vos factures émises
- Devis : Vos devis et propositions commerciales
- Avoirs : Vos notes de crédit
- Récurrent : Vos modèles de facturation récurrente
- Paramètres : Votre profil entreprise et préférences
Configuration initiale
Avant de créer votre premier document, configurez votre profil entreprise :
- Aller dans Facturation > Paramètres
- Remplir vos informations :
- Raison sociale et forme juridique (EI, Auto-entrepreneur, SASU, SAS, SARL, etc.)
- Numéros SIREN / SIRET
- Ville du RCS et capital social
- Numéro de TVA intracommunautaire (ou mention d'exonération)
- Adresse complète
- Email et téléphone
- Logo (apparaîtra sur vos documents)
- Coordonnées bancaires (RIB)
- Délai de paiement par défaut
- Durée de validité des devis par défaut
- Taux de pénalités de retard
- Cliquer sur Enregistrer
Important : La mention d'exonération de TVA par défaut est "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs.
Créer un devis
- Aller dans Facturation > Devis
- Cliquer sur Nouveau devis
- Remplir les informations :
- Client : Sélectionnez un client existant du CRM ou saisissez les coordonnées manuellement
- Date d'émission et Date de validité
- Date de début de prestation et Durée (optionnel)
- Lignes de prestation : Description, quantité, unité (heure, jour, séance, forfait...), prix unitaire HT, taux de TVA
- Notes : Mentions complémentaires
- Cliquer sur Enregistrer (brouillon) ou Finaliser et envoyer
Unités disponibles
- Unité, Heure, Jour, Séance, Mois, Forfait
Taux de TVA disponibles
- 0% (exonéré), 5,5%, 10%, 20%
Statuts d'un devis
- Brouillon : Modifiable, pas encore envoyé
- Finalisé : Envoyé au client, en attente de réponse
- Accepté : Le client a accepté le devis
- Refusé : Le client a refusé le devis
- Expiré : La date de validité est dépassée
Convertir un devis en facture
Lorsqu'un devis est accepté, vous pouvez le convertir automatiquement en facture en un clic. Toutes les lignes de prestation sont reprises.
Créer une facture
- Aller dans Facturation > Factures
- Cliquer sur Nouvelle facture
- Remplir les informations :
- Client : Sélectionnez depuis le CRM ou saisissez manuellement (nom, entreprise, adresse, SIREN)
- Date d'émission et Date d'échéance
- Date de prestation (optionnel)
- Délai de paiement (en jours)
- Lignes de prestation : Identiques au devis
- Notes : Conditions particulières
- Cliquer sur Enregistrer (brouillon) ou Finaliser
Numérotation automatique
Les factures sont numérotées automatiquement de manière séquentielle (conforme à la réglementation française).
Statuts d'une facture
- Brouillon : Modifiable
- Finalisée : Numéro définitif attribué, envoyée au client
- Payée : Paiement reçu
- En retard : Date d'échéance dépassée
Enregistrer un paiement
Cliquez sur Enregistrer un paiement sur une facture finalisée pour marquer le paiement reçu avec la date et le mode de paiement.
Lien de paiement Stripe
Vous pouvez générer un lien de paiement Stripe directement depuis une facture pour que votre client puisse payer en ligne par carte bancaire.
Avoirs (notes de crédit)
Si vous devez annuler ou corriger une facture :
- Ouvrir la facture concernée
- Cliquer sur Créer un avoir
- L'avoir est automatiquement lié à la facture d'origine
- Finaliser l'avoir
Les avoirs suivent une numérotation séparée et conforme.
Facturation récurrente
Pour des prestations régulières :
- Aller dans Facturation > Récurrent
- Cliquer sur Nouveau modèle
- Configurer :
- Client et lignes de prestation
- Fréquence : mensuelle, trimestrielle, etc.
- Date de début et Date de fin (optionnelle)
- Le système génère automatiquement les factures selon la fréquence choisie
Export PDF
Tous vos documents (devis, factures, avoirs) peuvent être exportés en PDF professionnel incluant :
- Votre logo et coordonnées
- Les informations du client
- Le détail des prestations avec TVA
- Les mentions légales obligatoires
- Les coordonnées bancaires (sur les factures)
FAQ
Comment modifier un devis déjà finalisé ? Un devis finalisé ne peut plus être modifié. Vous devez créer un nouveau devis.
Comment modifier une facture déjà finalisée ? Une facture finalisée ne peut plus être modifiée (conformité légale). Créez un avoir puis une nouvelle facture si nécessaire.
Puis-je appliquer différents taux de TVA sur un même document ? Oui, chaque ligne de prestation peut avoir un taux de TVA différent. Le récapitulatif TVA affiche la ventilation par taux.
Comment fonctionne la numérotation ? Les factures et devis sont numérotés automatiquement de manière séquentielle et chronologique, conformément à la réglementation.
Comment envoyer une facture à mon client ? Lors de la finalisation, vous pouvez envoyer la facture par email directement depuis la plateforme. Vous pouvez aussi télécharger le PDF et l'envoyer vous-même.