Sessions & Calendrier
Le module Sessions & Calendrier vous permet de gérer tous vos rendez-vous de coaching, de définir vos disponibilités et de garder un historique complet de vos sessions.
Vue d'ensemble
Ce que vous pouvez faire
- Planifier des sessions avec vos clients
- Définir vos disponibilités pour la prise de RDV
- Suivre l'historique de toutes vos sessions
- Gérer les annulations et reprogrammations
- Préparer vos séances avec des notes préalables
Calendrier
Vue calendrier
Le calendrier affiche toutes vos sessions :
- Vue mois : Vision globale du mois
- Vue semaine : Détail de la semaine
- Vue jour : Planning détaillé de la journée
- Vue agenda : Liste chronologique des prochaines sessions
Code couleur
Les sessions sont colorées selon leur statut :
- 🟢 Vert : Session confirmée
- 🟡 Jaune : En attente de confirmation
- 🔴 Rouge : Annulée
- ⚪ Gris : Passée
Navigation
- Flèches pour naviguer entre les périodes
- Clic sur "Aujourd'hui" pour revenir au jour actuel
- Double-clic sur une date pour créer une session
Créer une session
Méthode rapide
- Double-cliquez sur un créneau dans le calendrier
- Sélectionnez le client
- Ajustez la durée si nécessaire
- Enregistrez
Méthode complète
- Cliquez sur "+ Nouvelle session"
- Remplissez les informations :
- Client : Sélectionnez dans votre CRM
- Date et heure : Choisissez le créneau
- Durée : 30min, 1h, 1h30, 2h ou personnalisée
- Type : Présentiel, visio, téléphone
- Lieu/Lien : Adresse ou lien de visio
- Notes de préparation : Ce que vous voulez préparer
- Choisissez d'envoyer ou non une notification au client
- Enregistrez
Gérer les sessions
Modifier une session
- Cliquez sur la session dans le calendrier
- Cliquez sur "Modifier"
- Apportez vos changements
- Enregistrez (une notification peut être envoyée au client)
Annuler une session
- Cliquez sur la session
- Cliquez sur "Annuler"
- Choisissez la raison (optionnel)
- Décidez d'envoyer ou non une notification
- Confirmez
Reprogrammer
- Glisser-déposer : Déplacez la session vers un nouveau créneau
- Modifier : Changez la date/heure dans le formulaire
Notes de session
Avant la session
Ajoutez des notes de préparation :
- Points à aborder
- Suivi de la session précédente
- Questions à poser
Après la session
Complétez le compte-rendu :
- Points clés discutés
- Prises de conscience du client
- Actions décidées
- Points à reprendre la prochaine fois
Accéder aux notes
- Depuis le calendrier : Cliquez sur la session
- Depuis la fiche client : Section "Historique des sessions"
Disponibilités
Définir vos créneaux
- Allez dans Paramètres > Disponibilités
- Configurez vos plages horaires par jour
- Définissez votre durée de session par défaut
- Ajoutez des pauses si nécessaire
Exemple de configuration
Lundi : 9h-12h, 14h-18h
Mardi : 9h-12h, 14h-18h
Mercredi : Non disponible
Jeudi : 9h-12h, 14h-18h
Vendredi : 9h-12h
Weekend : Non disponible
Exceptions
Bloquez des dates spécifiques :
- Vacances
- Jours fériés
- Rendez-vous personnels
- Formations
Intégration calendrier externe
Synchronisation
Connectez votre calendrier externe pour :
- Voir vos événements personnels
- Éviter les doubles réservations
- Synchroniser automatiquement les sessions
Calendriers supportés
- Google Calendar
- Outlook / Office 365
- Apple Calendar (iCal)
Configuration
- Allez dans Paramètres > Intégrations
- Sélectionnez votre type de calendrier
- Autorisez la connexion
- Choisissez le calendrier à synchroniser
Rappels automatiques
Rappels clients
Configurez des rappels automatiques :
- 24h avant : Email de rappel
- 1h avant : SMS (si activé)
Personnalisation
Modifiez le contenu des rappels dans Paramètres > Notifications.
Historique et statistiques
Historique par client
Dans chaque fiche client, consultez :
- Toutes les sessions passées
- Notes associées
- Statistiques (nombre de sessions, régularité)
Statistiques globales
Depuis le tableau de bord :
- Sessions réalisées ce mois
- Heures de coaching
- Taux d'annulation
- Clients les plus actifs
Bonnes pratiques
Préparez chaque session
5-10 minutes avant :
- Relisez les notes de la dernière session
- Consultez les objectifs du client
- Préparez vos questions d'ouverture
Documentez systématiquement
Après chaque session :
- Notez les points clés (même brièvement)
- Listez les actions décidées
- Identifiez les sujets pour la prochaine fois
Gérez les annulations proactivement
- Définissez une politique d'annulation claire
- Proposez rapidement un nouveau créneau
- Suivez votre taux d'annulation
Protégez votre temps
- Bloquez des créneaux pour vous (admin, formation, repos)
- Définissez des limites quotidiennes
- Gardez des buffers entre les sessions intensives