Réservation et Calendrier
Le module Réservation vous permet de gérer vos disponibilités et d'offrir à vos clients la possibilité de réserver des séances directement en ligne.
Accéder à la réservation
Mon bureau > Réservation dans le menu latéral.
Fonctionnalités principales
Types d'événements
Créez différents types de rendez-vous :
- Séance de découverte (gratuite ou payante)
- Séance de coaching (30min, 60min, 90min...)
- Bilan de compétences
- Consultation flash
- Tout autre type personnalisé
Gestion des disponibilités
Définissez quand vous êtes disponible :
- Jours travaillés : Lundi au vendredi, samedi...
- Créneaux horaires : 9h-12h, 14h-18h...
- Pauses : Déjeuner, temps de transition
- Exceptions : Vacances, jours fériés
Lien de réservation
Chaque type d'événement génère un lien unique que vous pouvez partager :
- Sur votre site web
- Dans vos emails
- Sur les réseaux sociaux
- Dans vos propositions commerciales
Créer un type d'événement
1. Nouveau type
Réservation > Types d'événements > + Nouveau
2. Informations de base
- Nom : Ex. "Séance de coaching 1h"
- Durée : 30, 45, 60, 90 minutes...
- Description : Ce que le client doit savoir
- Prix : Gratuit ou montant à payer
3. Paramètres de disponibilité
- Délai minimum de réservation : Ex. 24h à l'avance
- Délai maximum : Ex. jusqu'à 4 semaines
- Temps tampon : Pause entre deux rendez-vous
- Nombre maximum par jour : Limitez vos séances
4. Questions préalables
Ajoutez des questions à poser lors de la réservation :
- Objectif de la séance
- Comment le client vous a connu
- Informations particulières
5. Notifications
Configurez les emails automatiques :
- Confirmation de réservation
- Rappel 24h avant
- Rappel 1h avant
- Email post-séance
Configurer vos disponibilités
Horaires réguliers
Réservation > Disponibilités
- Sélectionnez les jours travaillés
- Définissez vos créneaux pour chaque jour
- Ajoutez des pauses si nécessaire
- Enregistrez
Exceptions
Pour bloquer des périodes spécifiques :
- Cliquez sur "Ajouter une exception"
- Sélectionnez la date ou la période
- Choisissez : Indisponible ou Horaires spéciaux
- Validez
Intégration Google Calendar
Synchronisation bidirectionnelle
Connectez votre Google Calendar pour :
- Voir vos autres RDV : Évite les doubles réservations
- Ajouter automatiquement : Les nouvelles réservations apparaissent dans votre agenda
- Bloquer des créneaux : Un RDV externe bloque la disponibilité
Configuration
- Réservation > Paramètres > Intégrations
- Cliquez sur "Connecter Google Calendar"
- Autorisez l'accès
- Sélectionnez le calendrier à synchroniser
Le processus de réservation client
Ce que voit le client
- Il clique sur votre lien de réservation
- Il voit vos créneaux disponibles
- Il sélectionne une date et une heure
- Il remplit ses informations (nom, email, téléphone)
- Il répond aux questions préalables (si configurées)
- Il confirme la réservation
- Il reçoit un email de confirmation
Paiement en ligne (optionnel)
Si vous avez configuré un prix :
- Le client paie via Stripe au moment de la réservation
- Vous recevez le paiement automatiquement
- La séance est confirmée après paiement
Gérer vos réservations
Tableau de bord
Réservation > Réservations
Visualisez toutes vos réservations :
- À venir : Prochaines séances planifiées
- Passées : Historique des séances
- Annulées : Réservations annulées
Actions possibles
- Reporter : Changer la date/heure
- Annuler : Annuler la réservation
- Envoyer un rappel : Email de rappel manuel
- Voir la fiche client : Accéder au CRM
Paramètres avancés
Politique d'annulation
Définissez vos règles :
- Délai d'annulation (ex: 24h avant)
- Remboursement automatique ou non
- Message d'annulation personnalisé
Fuseaux horaires
Le système gère automatiquement les fuseaux horaires :
- Vos disponibilités dans votre fuseau
- Le client voit dans son fuseau local
- Conversion automatique
Notifications personnalisées
Personnalisez vos emails :
- Objet et contenu
- Informations pratiques (adresse, lien visio...)
- Pièces jointes (questionnaire préalable...)
Bonnes pratiques
Optimisez vos disponibilités
- Regroupez vos créneaux pour être efficace
- Prévoyez du temps entre les séances
- Bloquez des plages de travail personnel
Facilitez la réservation
- Lien de réservation visible sur votre site
- Signature email avec lien
- QR code sur vos cartes de visite
Suivi client
- Consultez les réponses aux questions préalables
- Préparez vos séances à l'avance
- Notez les points importants après chaque séance
Questions fréquentes
Un client peut-il annuler sa réservation ? Oui, s'il respecte votre délai d'annulation. Un lien est présent dans l'email de confirmation.
Comment gérer les no-shows ? Vous pouvez demander un paiement à la réservation ou un acompte pour limiter les absences.
Puis-je avoir plusieurs calendriers ? Oui, vous pouvez créer plusieurs types d'événements avec des disponibilités différentes.
Le lien de réservation est-il personnalisable ? Partiellement. Vous pouvez personnaliser le sous-domaine (votrenom.thecoachpilot.com/booking).