Réservation en ligne
Le module « Réservation en ligne » permet à vos clients de prendre rendez-vous directement sur votre page publique (format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug). Vous créez des types d'événements gratuits ou payants (Stripe), définissez vos disponibilités et vos modalités (visio, téléphone, en personne), et vos clients réservent un créneau en temps réel, affiché dans leur propre fuseau horaire. Le module crée automatiquement les liens visio, envoie des rappels email/SMS et se synchronise avec votre agenda Google ou Outlook.
Disponible avec le plan Pro et supérieur
Fonctionnalites
- Types d'événements personnalisés : nom, slug, description, couleur, durée (15 à 120 min ou personnalisée), intervalle entre les créneaux
- Page de réservation publique au format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug, activable depuis l'onglet « Paramètres »
- Modalités de rendez-vous multiples : « Google Meet », « Visio intégrée Pilot » (incluse), « Microsoft Teams », « Téléphone », « En personne », « Personnalisé » — le client choisit si plusieurs sont cochées
- Événements gratuits ou payants via Stripe Connect (0% de commission plateforme, paiement du client au moment de la réservation)
- Limites de réservation par type d'événement : « Préavis minimum » (en heures) et « Réservation à l'avance » (en jours)
- Disponibilités hebdomadaires propres à chaque type d'événement (plusieurs créneaux par jour, copie vers tous les jours)
- Exceptions de dates communes à tous les types d'événements : jours bloqués ou horaires personnalisés
- Rappels automatiques par email (48 h, 24 h, 12 h, 2 h, 1 h ou 30 min avant) et par SMS (1 h avant)
- Formulaire de réservation personnalisable : champs téléphone et notes (obligatoire, optionnel ou masqué) et questions personnalisées (texte court, texte long, liste déroulante, boutons radio, cases à cocher)
- Notifications email à des adresses tierces (jusqu'à 10) lors d'une réservation, annulation ou reprogrammation
- Événements d'équipe (round-robin) : réservations réparties entre plusieurs coachs, ou choix du coach laissé au prospect
- Synchronisation avec Google Calendar et Outlook (connexion depuis « Mon Calendrier »)
- Widget de réservation intégrable sur votre propre site web (« Inline », « Popup », « Flottant »)
- Gestion des réservations : recherche, filtres, statuts (terminé, absent), annulation, lien vers la fiche CRM du client
Activer sa page de réservation
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Cliquer sur l'onglet « Paramètres »
- Dans la carte « Fuseau horaire », vérifier le champ « Votre fuseau horaire » (optionnel, Paris par défaut) — les clients verront les créneaux dans leur propre fuseau horaire
- Dans la carte « Page de réservation », activer l'interrupteur « Activer la page de réservation »
- Remplir le champ « URL de votre page » : saisir l'identifiant qui suivra /book/ (lettres minuscules, chiffres et tirets uniquement), ou cliquer sur le bouton « Générer » pour en créer un automatiquement
- Cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de la page
- Résultat attendu : le message « Paramètres enregistrés avec succès » s'affiche, et un encart « Lien de votre page de réservation : » apparaît avec l'adresse https://thecoachpilot.com/book/votre-slug, un bouton de copie et un bouton d'ouverture dans un nouvel onglet
Créer un type d'événement gratuit
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Dans l'onglet « Types d'événements », cliquer sur le bouton « Nouveau type »
- Dans la carte « Informations générales », remplir « Nom de l'événement » (obligatoire), « Slug (URL) » (obligatoire, pré-rempli automatiquement à partir du nom), « Description » (optionnel) et choisir une « Couleur » (optionnel)
- Dans la carte « Durée et lieu », choisir la « Durée » (obligatoire) parmi 15, 30, 45, 60, 90 ou 120 min, ou saisir une durée personnalisée ; ajuster si besoin « Intervalle entre les créneaux » (optionnel)
- Cocher au moins une option dans « Modalités de rendez-vous » (obligatoire) : « Google Meet », « Visio intégrée Pilot », « Zoom », « Microsoft Teams », « Téléphone », « En personne » ou « Personnalisé » — si plusieurs options sont cochées, le client choisira au moment de la réservation
- Selon les modalités cochées, remplir les champs « Numéro de téléphone », « Adresse » ou « Détails du lieu personnalisé » (optionnel)
- Dans la carte « Limites de réservation », ajuster « Préavis minimum » en heures et « Réservation à l'avance » en jours (optionnel, 24 heures et 60 jours par défaut)
- Dans la carte « Tarification », laisser « Gratuit » sélectionné (choix par défaut)
- Vérifier que l'interrupteur « Activer ce type d'événement » est activé (activé par défaut)
- Cliquer sur le bouton « Créer »
- Résultat attendu : redirection vers la page « Modifier le type d'événement », où vous pouvez ensuite configurer les sections « Disponibilités hebdomadaires », « Rappels automatiques », « Formulaire de réservation » et « Questions personnalisées »
Créer un type d'événement payant (Stripe)
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Cliquer sur l'onglet « Paramètres » et descendre jusqu'à la carte « Paiements Stripe »
- Cliquer sur le bouton « Connecter Stripe » et compléter le parcours d'inscription Stripe ; de retour sur la page, vérifier que le statut affiché est « Actif » (sinon, cliquer sur « Continuer la configuration »)
- Retourner dans l'onglet « Types d'événements », puis cliquer sur « Nouveau type » (ou ouvrir un type existant via le menu à trois points puis « Modifier »)
- Dans la carte « Tarification », cliquer sur le bouton « Payant »
- Remplir le champ « Prix » (obligatoire pour un événement payant) et choisir la « Devise » (EUR, USD, GBP, CHF ou CAD)
- Si l'avertissement « Compte Stripe non connecté » s'affiche, terminer d'abord la connexion Stripe de l'étape 3
- Cliquer sur « Créer » (ou « Enregistrer » si vous modifiez un type existant)
- Résultat attendu : le client paie par carte via Stripe au moment de la réservation ; 0% de commission plateforme, seuls les frais Stripe s'appliquent (environ 1,5% + 0,25 € par transaction)
Définir ses disponibilités (hebdomadaires et exceptions)
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Dans l'onglet « Types d'événements », ouvrir le type concerné via le menu à trois points puis « Modifier »
- Descendre jusqu'à la section « Disponibilités hebdomadaires »
- Activer chaque jour travaillé avec son interrupteur, puis régler l'heure de début et l'heure de fin de chaque créneau (les jours désactivés affichent « Indisponible »)
- Cliquer sur « Ajouter un créneau » pour ajouter une plage horaire supplémentaire, ou sur l'icône « Copier vers tous les jours » pour dupliquer les horaires d'un jour sur toute la semaine
- Cliquer sur le bouton « Enregistrer les disponibilités »
- Pour bloquer une date précise ou définir des horaires exceptionnels : revenir sur « Réservation en ligne » et cliquer sur l'onglet « Disponibilités » (page « Exceptions de disponibilités », valable pour tous vos types d'événements)
- Cliquer sur la date voulue dans le calendrier (les dates passées ne sont pas modifiables)
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir le « Type d'exception » : « Bloquer ce jour » ou « Horaires custom »
- Pour des horaires personnalisés : régler « Début » et « Fin », et cliquer sur « Ajouter un créneau » pour ajouter jusqu'à 5 plages horaires
- Cliquer sur « Enregistrer » (le bouton « Supprimer » retire une exception existante)
- Résultat attendu : la date apparaît en rouge avec la mention « Bloqué » si elle est bloquée, ou en bleu avec les horaires personnalisés affichés
Configurer la visio (Visio intégrée Pilot, Google Meet, Teams, Zoom)
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Cliquer sur l'onglet « Paramètres » et descendre jusqu'à la carte « Intégrations vidéo »
- « Visio intégrée Pilot » est fournie avec votre abonnement : lorsqu'elle est disponible, le badge « Inclus » s'affiche et il n'y a rien à connecter
- Pour utiliser votre propre compte : cliquer sur le bouton « Connecter » en face de « Zoom », « Google Meet » ou « Microsoft Teams », puis autoriser l'accès dans la fenêtre du fournisseur
- À savoir : connecter « Google Meet » utilise la même autorisation que Google Calendar, et déconnecter « Microsoft Teams » déconnecte aussi votre calendrier Outlook
- Une fois connectée, l'application affiche un bouton « Déconnecter » et devient sélectionnable dans « Modalités de rendez-vous » lors de la création ou modification d'un type d'événement
- Résultat attendu : un lien de réunion est créé automatiquement pour chaque réservation utilisant une modalité visio ; dans le formulaire, les applications non connectées restent grisées avec la mention « Non connecté »
Connecter son agenda Google ou Outlook
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Mon Calendrier »
- Cliquer sur le bouton « Connecter Google Calendar » ou « Connecter Outlook Calendar »
- Autoriser l'accès à votre compte dans la fenêtre qui s'ouvre
- Résultat attendu : la mention « Google Calendar connecté » (ou « Outlook Calendar connecté ») s'affiche, et vos réservations sont ajoutées automatiquement à votre agenda
Partager son lien de réservation
- Prérequis : la page de réservation doit être activée avec un slug défini (onglet « Paramètres », interrupteur « Activer la page de réservation »)
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Pour le lien d'un type d'événement précis : dans l'onglet « Types d'événements », cliquer sur le menu à trois points de la carte du type, puis sur « Copier le lien » — le lien copié est au format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug/slug-evenement
- Toujours dans ce menu, « Voir la page » ouvre la page publique de réservation pour vérifier le rendu
- Pour le lien de votre page complète (tous vos types d'événements actifs) : onglet « Paramètres », carte « Page de réservation », encart « Lien de votre page de réservation : » avec bouton de copie — format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug
- Pour intégrer le calendrier sur votre propre site : dans l'onglet « Paramètres », ouvrir la section « Widget intégrable » et copier le code proposé (formats « Inline », « Popup » ou « Flottant »)
- Résultat attendu : toute personne disposant du lien voit vos créneaux en temps réel et peut réserver ; seuls les types d'événements actifs apparaissent sur la page
Gérer ou annuler une réservation
- Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
- Cliquer sur l'onglet « Réservations »
- Filtrer la liste avec le sélecteur (« À venir », « Passées », « Annulées », « Toutes ») ou rechercher un client par nom ou email
- Cliquer sur le menu à trois points à droite de la réservation concernée
- Pour changer le statut : cliquer sur « Marquer terminé » ou « Marquer absent »
- Pour annuler : cliquer sur « Annuler » puis confirmer le message « Êtes-vous sûr de vouloir annuler cette réservation ? » (possible uniquement pour une réservation à venir non annulée)
- Résultat attendu : la réservation passe au statut « Annulé », la réunion visio Pilot est supprimée, l'événement est retiré de votre agenda synchronisé et un email d'annulation est envoyé automatiquement au client
- Astuce : « Voir dans le CRM » ouvre la fiche du client lié, et « Voir dans Google Calendar » ouvre l'événement synchronisé
Questions frequentes
Comment mes clients prennent-ils rendez-vous ? Partagez votre lien de réservation (https://thecoachpilot.com/book/votre-slug). Vos clients voient vos créneaux en temps réel, affichés dans leur propre fuseau horaire, et choisissent un horaire. La page doit être activée dans l'onglet « Paramètres » via l'interrupteur « Activer la page de réservation ».
Comment créer un événement payant ? Connectez d'abord Stripe dans l'onglet « Paramètres » (carte « Paiements Stripe », bouton « Connecter Stripe »). Puis, dans le formulaire du type d'événement, carte « Tarification », cliquez sur « Payant » et saisissez le « Prix » et la « Devise ». Le client paie par carte au moment de la réservation, avec 0% de commission plateforme (seuls les frais Stripe s'appliquent).
La visio est-elle incluse ? Oui. La « Visio intégrée Pilot » utilise les salles Zoom Pro incluses dans votre abonnement : une réunion est créée automatiquement pour chaque réservation, sans rien connecter. Vous pouvez aussi connecter Google Meet ou Microsoft Teams dans la carte « Intégrations vidéo » de l'onglet « Paramètres ».
Puis-je envoyer des rappels SMS ? Oui. Dans la page d'un type d'événement, section « Rappels automatiques », activez « Rappel SMS (1h avant) » puis cliquez sur « Enregistrer les rappels ». Le SMS n'est envoyé que si le client a fourni son numéro : rendez le champ téléphone « Obligatoire » dans la section « Formulaire de réservation ». Vous pouvez aussi définir un « Nom d'expéditeur SMS » (11 caractères max).
Puis-je partager un événement avec d'autres coachs ? Oui, via la section « Événement d'équipe (round-robin) » dans la page du type d'événement : les réservations sont réparties automatiquement entre les coachs invités (« Rotation automatique »), ou le prospect choisit son coach (« Laisser le prospect choisir »). Les événements d'équipe ne peuvent pas être payants.
Mon client est-il prévenu si j'annule sa réservation ? Oui. Lorsque vous annulez une réservation depuis l'onglet « Réservations », un email d'annulation est envoyé automatiquement au client : il rappelle le nom de l'événement, la date et l'heure prévues, et contient un bouton « Réserver un nouveau créneau » pour reprendre rendez-vous si besoin.
Problemes courants
"Mon agenda ne se synchronise pas" → Ouvrez « Mon Calendrier » dans la barre latérale et reconnectez votre agenda via « Connecter Google Calendar » ou « Connecter Outlook Calendar ». Vérifiez les autorisations accordées lors de la connexion.
"Ma page de réservation est introuvable ou le lien ne fonctionne pas" → Dans l'onglet « Paramètres », vérifiez que l'interrupteur « Activer la page de réservation » est activé et que le champ « URL de votre page » est rempli, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vérifiez aussi que le type d'événement est actif : un type désactivé affiche le badge « Inactif » et n'apparaît pas sur la page publique.
"Les clients voient des créneaux que je ne veux pas proposer" → Vérifiez la section « Disponibilités hebdomadaires » du type d'événement concerné, ajoutez des exceptions dans l'onglet « Disponibilités » (« Bloquer ce jour » ou « Horaires custom ») et ajustez le « Préavis minimum » dans la carte « Limites de réservation ».
"Impossible de cocher Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom dans les modalités" → Ces options restent grisées avec la mention « Non connecté » tant que l'application n'est pas connectée. Ouvrez l'onglet « Paramètres », carte « Intégrations vidéo », puis cliquez sur « Connecter » en face de l'application concernée.
"Le paiement n'est pas demandé pour mon événement payant" → Dans l'onglet « Paramètres », carte « Paiements Stripe », vérifiez que le statut est « Actif ». Sinon, cliquez sur « Continuer la configuration » pour terminer la vérification de votre compte Stripe.
Limites
- Le rappel SMS est envoyé uniquement 1 heure avant le rendez-vous (délai non modifiable) et nécessite que le client ait fourni son numéro de téléphone ; le nom d'expéditeur SMS est limité à 11 caractères alphanumériques.
- Les rappels email sont limités aux échéances proposées : 48 h, 24 h, 12 h, 2 h, 1 h et 30 minutes avant le rendez-vous.
- Les notifications email à des tiers sont limitées à 10 adresses par type d'événement.
- Les événements d'équipe (round-robin) ne peuvent pas être payants.
- La connexion d'un compte Zoom personnel peut afficher le badge « Bientôt disponible » ; utilisez en attendant la « Visio intégrée Pilot » incluse dans l'abonnement.