Aperçu général de la réservation en ligne

Découvrez comment configurer votre système de réservation et partager votre lien.

Réservation en ligne

Le module « Réservation en ligne » permet à vos clients de prendre rendez-vous directement sur votre page publique (format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug). Vous créez des types d'événements gratuits ou payants (Stripe), définissez vos disponibilités et vos modalités (visio, téléphone, en personne), et vos clients réservent un créneau en temps réel, affiché dans leur propre fuseau horaire. Le module crée automatiquement les liens visio, envoie des rappels email/SMS et se synchronise avec votre agenda Google ou Outlook.

Vidéo de présentation (1 min 30) : https://thecoachpilot.com/fr/videos/reservation

Disponible avec le plan Pro et supérieur

Fonctionnalites

Types d'événements personnalisés : nom, slug, description, couleur, durée (15 à 120 min ou personnalisée), intervalle entre les créneaux
Page de réservation publique au format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug, activable depuis l'onglet « Paramètres »
Modalités de rendez-vous multiples : « Google Meet », « Visio intégrée Pilot » (incluse), « Microsoft Teams », « Téléphone », « En personne », « Personnalisé » — le client choisit si plusieurs sont cochées
Événements gratuits ou payants via Stripe Connect (0% de commission plateforme, paiement du client au moment de la réservation)
Limites de réservation par type d'événement : « Préavis minimum » (en heures), « Réservation à l'avance » (en jours) et « Nombre max de réservations » par jour, semaine ou mois
Disponibilités hebdomadaires propres à chaque type d'événement (plusieurs créneaux par jour, copie vers tous les jours)
Exceptions de dates communes à tous les types d'événements : jours bloqués ou horaires personnalisés
Rappels automatiques par email (48 h, 24 h, 12 h, 2 h, 1 h ou 30 min avant) et par SMS (1 h avant)
Message de confirmation personnalisé par type d'événement : votre propre texte, un document préparatoire (lien collé ou fichier importé) et un bouton optionnel vers l'espace client, ajoutés à l'email de confirmation envoyé au client
Séquence de suivi post-séance par type d'événement : un ou plusieurs emails automatiques après la fin de la séance (remerciement à +2 h, demande d'avis à J+3, invitation à re-réserver à J+7...), chaque étape avec son délai (heures ou jours), son sujet, son corps avec variables, un document et un bouton espace client optionnels ; la séquence est aussi visible dans les séquences automatiques du CRM
Formulaire de réservation personnalisable : champs téléphone et notes (obligatoire, optionnel ou masqué) et questions personnalisées (texte court, texte long, liste déroulante, boutons radio, cases à cocher)
Notifications email à des adresses tierces (jusqu'à 10) lors d'une réservation, annulation ou reprogrammation
Événements d'équipe (round-robin) : réservations réparties entre plusieurs coachs, ou choix du coach laissé au prospect
Événement à date fixe (masterclass, atelier, webinaire) : une seule date et un seul horaire sans calendrier, nombre de places illimité ou plafonné, inscription libre depuis la page publique, le widget ou une page de vente ; chaque inscrit reçoit la confirmation, le lien visio partagé et les rappels du type d'événement, et l'événement apparaît dans votre agenda comme une séance collective
Synchronisation avec Google Calendar et Outlook (connexion depuis « Mon Calendrier »)
Widget de réservation intégrable sur votre propre site web (« Inline », « Popup », « Flottant »)
Gestion des réservations : recherche, filtres, statuts (terminé, absent), annulation, lien vers la fiche CRM du client
Emails au coach : notification à chaque nouvelle réservation, à chaque annulation (par le client, par vous ou faute de paiement) et à chaque reprogrammation faite par le client
Le client peut annuler ou modifier son rendez-vous lui-même depuis le lien « Gérer mon rendez-vous » de son email de confirmation ; il reçoit une invitation agenda (.ics) et un email « Nouvelle date » à chaque changement
Créneaux affichés et réservés dans le fuseau horaire du client, quel que soit le vôtre

Activer sa page de réservation

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Cliquer sur l'onglet « Paramètres »
Dans la carte « Fuseau horaire », vérifier le champ « Votre fuseau horaire » (optionnel, Paris par défaut) — les clients verront les créneaux dans leur propre fuseau horaire
Dans la carte « Page de réservation », activer l'interrupteur « Activer la page de réservation »
Remplir le champ « URL de votre page » : saisir l'identifiant qui suivra /book/ (lettres minuscules, chiffres et tirets uniquement), ou cliquer sur le bouton « Générer » pour en créer un automatiquement
Cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de la page
Résultat attendu : le message « Paramètres enregistrés avec succès » s'affiche, et un encart « Lien de votre page de réservation : » apparaît avec l'adresse https://thecoachpilot.com/book/votre-slug, un bouton de copie et un bouton d'ouverture dans un nouvel onglet

Créer un type d'événement gratuit

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Dans l'onglet « Types d'événements », cliquer sur le bouton « Nouveau type »
Dans la carte « Informations générales », remplir « Nom de l'événement » (obligatoire), « Slug (URL) » (obligatoire, pré-rempli automatiquement à partir du nom), « Description » (optionnel) et choisir une « Couleur » (optionnel)
Dans la carte « Durée et lieu », choisir la « Durée » (obligatoire) parmi 15, 30, 45, 60, 90 ou 120 min, ou saisir une durée personnalisée ; ajuster si besoin « Intervalle entre les créneaux » (optionnel)
Cocher au moins une option dans « Modalités de rendez-vous » (obligatoire) : « Google Meet », « Visio intégrée Pilot », « Zoom », « Microsoft Teams », « Téléphone », « En personne » ou « Personnalisé » — si plusieurs options sont cochées, le client choisira au moment de la réservation
Selon les modalités cochées, remplir les champs « Numéro de téléphone », « Adresse » ou « Détails du lieu personnalisé » (optionnel)
Dans la carte « Limites de réservation », ajuster « Préavis minimum » en heures et « Réservation à l'avance » en jours (optionnel, 24 heures et 60 jours par défaut)
Pour plafonner ce type d'événement, remplir « Nombre max de réservations » puis choisir « jour », « semaine » ou « mois » (optionnel, vide = sans limite) : une fois le nombre atteint, plus aucun créneau de la période n'est proposé, quel que soit le jour laissé ouvert
Dans la carte « Tarification », laisser « Gratuit » sélectionné (choix par défaut)
Vérifier que l'interrupteur « Activer ce type d'événement » est activé (activé par défaut)
Cliquer sur le bouton « Créer »
Résultat attendu : redirection vers la page « Modifier le type d'événement », où vous pouvez ensuite configurer les sections « Disponibilités hebdomadaires », « Rappels automatiques », « Message de confirmation personnalisé », « Suivi post-séance », « Formulaire de réservation » et « Questions personnalisées »

Créer un événement à date fixe (masterclass, atelier, webinaire)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Dans l'onglet « Types d'événements », cliquer sur le bouton « Nouveau type »
Dans la carte « Informations générales », remplir « Nom de l'événement » (obligatoire, par exemple le titre de votre masterclass), « Slug (URL) » (obligatoire, pré-rempli) et « Description » (optionnel)
Dans la carte « Durée et lieu », choisir la « Durée » (obligatoire) et cocher UNE seule option dans « Modalités de rendez-vous » (obligatoire) : tous les inscrits rejoignent la même salle (« Visio intégrée Pilot », « Google Meet », « Microsoft Teams », « En personne »...)
Dans la carte « Date fixe (masterclass, atelier) », activer l'interrupteur « Événement à date fixe »
Remplir « Date de l'événement » (obligatoire) et « Heure de début » (obligatoire) ; renseigner « Nombre de places » (optionnel, vide = places illimitées ; une fois complet, la page publique affiche « Complet »)
Dans la carte « Tarification », laisser « Gratuit » ou choisir « Payant » (chaque inscrit paie sa place par Stripe, codes promo compris)
Cliquer sur le bouton « Créer »
Résultat attendu : redirection vers la page « Modifier le type d'événement » ; les sections « Disponibilités hebdomadaires » et « Événement d'équipe (round-robin) » n'apparaissent pas (aucun créneau à ouvrir), tandis que « Rappels automatiques », « Message de confirmation personnalisé », « Suivi post-séance », « Formulaire de réservation » et « Questions personnalisées » s'appliquent à chaque inscrit. L'événement apparaît immédiatement dans votre agenda comme une séance collective, le créneau est bloqué pour vos autres types d'événements et le lien visio est créé
Partager ensuite le lien du type d'événement (« Copier le lien ») ou l'intégrer via le widget ou le bloc « Réservation » d'une page de vente, exactement comme un type d'événement classique : la page publique affiche la date, l'heure et les places restantes à la place du calendrier, avec le bouton « S'inscrire »
Pour changer la date ou l'heure : modifier « Date de l'événement » ou « Heure de début » puis « Enregistrer » ; tous les inscrits reçoivent un email « Nouvelle date » et l'agenda est mis à jour (la date ne se modifie pas depuis la séance de l'agenda)
Pour annuler l'événement : dans la carte « Date fixe (masterclass, atelier) », cliquer sur « Annuler l'événement et prévenir les inscrits » puis confirmer ; toutes les inscriptions sont annulées, chaque inscrit reçoit un email d'annulation, la séance et le lien visio sont supprimés et le type d'événement est désactivé (les remboursements éventuels se font manuellement depuis Stripe)

Créer un type d'événement payant (Stripe)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Cliquer sur l'onglet « Paramètres » et descendre jusqu'à la carte « Paiements Stripe »
Cliquer sur le bouton « Connecter Stripe » et compléter le parcours d'inscription Stripe ; de retour sur la page, vérifier que le statut affiché est « Actif » (sinon, cliquer sur « Continuer la configuration »)
Retourner dans l'onglet « Types d'événements », puis cliquer sur « Nouveau type » (ou ouvrir un type existant via le menu à trois points puis « Modifier »)
Dans la carte « Tarification », cliquer sur le bouton « Payant »
Remplir le champ « Prix » (obligatoire pour un événement payant) et choisir la « Devise » (EUR, USD, GBP, CHF ou CAD)
Si l'avertissement « Compte Stripe non connecté » s'affiche, terminer d'abord la connexion Stripe de l'étape 3
Cliquer sur « Créer » (ou « Enregistrer » si vous modifiez un type existant)
Résultat attendu : le client paie par carte via Stripe au moment de la réservation ; 0% de commission plateforme, seuls les frais Stripe s'appliquent (environ 1,5% + 0,25 € par transaction)

Créer un code promo pour une séance payante

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Cliquer sur l'onglet « Codes promo » (les codes ne s'appliquent qu'aux types d'événements « Payant »)
Cliquer sur le bouton « Nouveau code »
Dans la fenêtre « Nouveau code promo », remplir le champ « Code » (obligatoire, 3 à 30 caractères, mis en majuscules automatiquement)
Choisir le « Type » : pourcentage ou montant fixe, puis remplir « Pourcentage » (1 à 100) ou « Montant » (obligatoire) et, pour un montant fixe, la « Devise »
Choisir le « Type d'événement (optionnel) » : « Tous mes événements payants » ou un événement précis
Remplir « Utilisations max » (optionnel, vide = illimité) et « Expiration » (optionnel, vide = sans limite)
Cliquer sur « Créer le code promo »
Résultat attendu : le code apparaît dans la liste avec son nombre d'utilisations ; sur votre page de réservation, le client saisit le code dans le champ « Code promo » et clique sur « Appliquer » avant de payer, la réduction est déduite du montant Stripe (un code de 100 % rend la séance gratuite, sans paiement)

Définir ses disponibilités (hebdomadaires et exceptions)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Dans l'onglet « Types d'événements », ouvrir le type concerné via le menu à trois points puis « Modifier »
Descendre jusqu'à la section « Disponibilités hebdomadaires »
Activer chaque jour travaillé avec son interrupteur, puis régler l'heure de début et l'heure de fin de chaque créneau (les jours désactivés affichent « Indisponible »)
Cliquer sur « Ajouter un créneau » pour ajouter une plage horaire supplémentaire, ou sur l'icône « Copier vers tous les jours » pour dupliquer les horaires d'un jour sur toute la semaine
Cliquer sur le bouton « Enregistrer les disponibilités »
Pour bloquer une date précise ou définir des horaires exceptionnels : revenir sur « Réservation en ligne » et cliquer sur l'onglet « Disponibilités » (page « Exceptions de disponibilités », valable pour tous vos types d'événements)
Cliquer sur la date voulue dans le calendrier (les dates passées ne sont pas modifiables)
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisir le « Type d'exception » : « Bloquer ce jour » ou « Horaires custom »
Pour des horaires personnalisés : régler « Début » et « Fin », et cliquer sur « Ajouter un créneau » pour ajouter jusqu'à 5 plages horaires
Cliquer sur « Enregistrer » (le bouton « Supprimer » retire une exception existante)
Résultat attendu : la date apparaît en rouge avec la mention « Bloqué » si elle est bloquée, ou en bleu avec les horaires personnalisés affichés

Envoyer un document préparatoire à la réservation (message de confirmation personnalisé)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Dans l'onglet « Types d'événements », ouvrir le type concerné via le menu à trois points puis « Modifier »
Descendre jusqu'à la section « Message de confirmation personnalisé »
Activer l'interrupteur « Message personnalisé »
Rédiger votre texte dans le champ « Corps du message » (obligatoire) — cliquer sur une variable comme {{booker_name}} ou {{coach_name}} pour l'insérer, elle sera remplacée automatiquement dans l'email
Pour le document préparatoire, au choix : coller un lien dans le champ « Lien du document préparatoire (optionnel) » (Google Drive, PDF en ligne...), ou cliquer sur le bouton « Importer un fichier » pour téléverser directement votre document (PDF, Word, image... 50 Mo max) — il apparaîtra sous forme de bouton dans l'email
Si un lien est renseigné, ajuster le champ « Texte du bouton du document » (optionnel)
Pour ajouter un accès à l'espace client : activer l'interrupteur « Bouton vers l'espace client » et ajuster si besoin « Texte du bouton de l'espace client » (optionnel) — le bouton n'apparaît dans l'email que si le client dispose d'un espace client actif
Cliquer sur « Aperçu » pour vérifier le rendu avec des valeurs d'exemple
Cliquer sur le bouton « Enregistrer »
Résultat attendu : à chaque réservation de ce type d'événement, l'email de confirmation envoyé au client contient un encart « Message de votre coach » avec votre texte et, le cas échéant, le bouton vers votre document préparatoire

Créer une séquence de suivi après la séance (remerciement, demande d'avis Google, re-réservation)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Dans l'onglet « Types d'événements », ouvrir le type concerné via le menu à trois points puis « Modifier »
Descendre jusqu'à la section « Suivi post-séance »
Activer l'interrupteur « Séquence de suivi automatique »
Dans la carte « Étape 1 », régler le « Délai d'envoi » : saisir un nombre puis choisir « heure(s) » ou « jour(s) » après la séance (2 heures par défaut)
Remplir le champ « Sujet » (obligatoire) et le champ « Corps du message » (obligatoire) — un modèle de remerciement avec demande d'avis est pré-rempli : remplacez le texte entre crochets par le lien vers votre page d'avis Google
Cliquer sur une variable comme {{booker_name}} ou {{event_type_name}} pour l'insérer dans le corps
Pour joindre un document à une étape (compte-rendu type, ressources...), au choix : coller un lien dans « Lien d'un document (optionnel) » ou cliquer sur « Importer un fichier » (PDF, Word, image... 50 Mo max)
Pour ajouter un accès à l'espace client : activer l'interrupteur « Bouton vers l'espace client » — le bouton n'apparaît dans l'email que si le client dispose d'un espace client actif
Pour un email supplémentaire (ex. demande d'avis à J+3, invitation à re-réserver à J+7) : cliquer sur « Ajouter une étape » et remplir la nouvelle carte (5 étapes maximum)
Cliquer sur le bouton « Enregistrer »
Résultat attendu : après chaque séance de ce type, le client reçoit automatiquement chaque email de la séquence une fois son délai écoulé ; rien n'est envoyé si la réservation a été annulée ou marquée absente ; la séquence apparaît aussi dans « CRM Clients » > « Emails » > « Séquences automatiques »

Configurer la visio (Visio intégrée Pilot, Google Meet, Teams, Zoom)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Cliquer sur l'onglet « Paramètres » et descendre jusqu'à la carte « Intégrations vidéo »
« Visio intégrée Pilot » est fournie avec votre abonnement : lorsqu'elle est disponible, le badge « Inclus » s'affiche et il n'y a rien à connecter
Pour utiliser votre propre compte : cliquer sur le bouton « Connecter » en face de « Zoom », « Google Meet » ou « Microsoft Teams », puis autoriser l'accès dans la fenêtre du fournisseur
À savoir : connecter « Google Meet » utilise la même autorisation que Google Calendar, et déconnecter « Microsoft Teams » déconnecte aussi votre calendrier Outlook
Une fois connectée, l'application affiche un bouton « Déconnecter » et devient sélectionnable dans « Modalités de rendez-vous » lors de la création ou modification d'un type d'événement
Résultat attendu : un lien de réunion est créé automatiquement pour chaque réservation utilisant une modalité visio ; dans le formulaire, les applications non connectées restent grisées avec la mention « Non connecté »

Connecter son agenda Google ou Outlook

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Mon Calendrier »
Cliquer sur le bouton « Connecter Google Calendar » ou « Connecter Outlook Calendar »
Autoriser l'accès à votre compte dans la fenêtre qui s'ouvre
Résultat attendu : la mention « Google Calendar connecté » (ou « Outlook Calendar connecté ») s'affiche, et vos réservations sont ajoutées automatiquement à votre agenda

Partager son lien de réservation

Prérequis : la page de réservation doit être activée avec un slug défini (onglet « Paramètres », interrupteur « Activer la page de réservation »)
Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Pour le lien d'un type d'événement précis : dans l'onglet « Types d'événements », cliquer sur le menu à trois points de la carte du type, puis sur « Copier le lien » — le lien copié est au format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug/slug-evenement
Toujours dans ce menu, « Voir la page » ouvre la page publique de réservation pour vérifier le rendu
Pour le lien de votre page complète (tous vos types d'événements actifs) : onglet « Paramètres », carte « Page de réservation », encart « Lien de votre page de réservation : » avec bouton de copie — format https://thecoachpilot.com/book/votre-slug
Pour intégrer le calendrier sur votre propre site : dans l'onglet « Paramètres », ouvrir la section « Widget intégrable » et copier le code proposé (formats « Inline », « Popup » ou « Flottant »)
Résultat attendu : toute personne disposant du lien voit vos créneaux en temps réel et peut réserver ; seuls les types d'événements actifs apparaissent sur la page

Créer une réservation pour un client (au téléphone ou en face à face)

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Ouvrir l'onglet « Réservations » puis cliquer sur le bouton « Nouvelle réservation »
Écran 1 : cliquer sur le type d'événement souhaité (les types d'équipe ne sont pas proposés)
Écran 2 : si le type d'événement propose plusieurs lieux, choisir d'abord celui du rendez-vous sous « Lieu » (visio, téléphone, en personne…) ; choisir ensuite un jour puis un créneau parmi vos disponibilités publiques ; pour un horaire en dehors de vos créneaux, cocher « Hors disponibilités » puis renseigner « Date » et « Heure » (un créneau déjà occupé dans votre agenda reste refusé), puis cliquer sur « Continuer »
Écran 3 : rechercher un client existant dans « Rechercher un client existant (nom, email, entreprise) » et cliquer sur son nom pour préremplir ses coordonnées, ou saisir directement « Nom complet » (obligatoire), « Email » (obligatoire), « Téléphone » (optionnel) et « Notes (optionnel) »
Si le type d'événement est payant : cocher « Réglé hors plateforme » (la réservation est créée comme réglée, sans paiement en ligne)
Cliquer sur « Créer la réservation »
Résultat attendu : le message « Réservation créée » s'affiche, la réservation apparaît dans la liste « Réservations », la fiche client est créée ou reliée dans le CRM, et le client reçoit l'email de confirmation du type d'événement (message personnalisé, invitation agenda, lien de visio) puis les rappels et la séquence de suivi configurés, exactement comme une réservation depuis votre page publique

Gérer ou annuler une réservation

Dans la barre latérale, ouvrir la section « Mon bureau » puis cliquer sur « Réservation en ligne »
Cliquer sur l'onglet « Réservations »
Filtrer la liste avec le sélecteur (« À venir », « Passées », « Annulées », « Toutes ») ou rechercher un client par nom ou email
Cliquer sur le menu à trois points à droite de la réservation concernée
Pour changer le statut : cliquer sur « Marquer terminé » ou « Marquer absent »
Pour annuler : cliquer sur « Annuler » puis confirmer le message « Êtes-vous sûr de vouloir annuler cette réservation ? » (possible uniquement pour une réservation à venir non annulée)
Résultat attendu : la réservation passe au statut « Annulé », la réunion visio (Pilot, Zoom, Teams) est supprimée, l'événement est retiré de votre agenda synchronisé et un email d'annulation est envoyé automatiquement au client
À savoir : quand c'est le client qui annule ou déplace son rendez-vous depuis son email, vous recevez un email d'annulation ou de reprogrammation et la liste « Réservations » est mise à jour ; les réservations annulées sont visibles avec le filtre « Annulées »
Astuce : « Voir dans le CRM » ouvre la fiche du client lié, et « Voir dans Google Calendar » ouvre l'événement synchronisé

Questions frequentes

Puis-je réserver moi-même un créneau pour un client (au téléphone, en face à face) ? Oui. Dans l'onglet « Réservations », cliquez sur « Nouvelle réservation » : choisissez le type d'événement, un créneau (ou cochez « Hors disponibilités » pour un horaire libre), puis un client existant ou de nouvelles coordonnées. Le client reçoit exactement les mêmes emails qu'une réservation depuis votre page publique : confirmation avec votre message personnalisé, invitation agenda, lien de visio, rappels et séquence de suivi. Pour un type payant, cochez « Réglé hors plateforme » ; les types d'événements d'équipe ne sont pas proposés.

Comment mes clients prennent-ils rendez-vous ? Partagez votre lien de réservation (https://thecoachpilot.com/book/votre-slug). Vos clients voient vos créneaux en temps réel, affichés dans leur propre fuseau horaire, et choisissent un horaire. La page doit être activée dans l'onglet « Paramètres » via l'interrupteur « Activer la page de réservation ».

Comment n'accepter qu'une seule réservation par semaine pour un type d'événement ? Ouvrez le type d'événement, carte « Limites de réservation », remplissez « Nombre max de réservations » (1) et choisissez « semaine ». Vous pouvez laisser tous vos créneaux ouverts : dès qu'une réservation est prise (confirmée ou en attente de paiement), les autres créneaux de la semaine disparaissent pour ce type d'événement seulement — vos autres types restent réservables. Les semaines commencent le lundi, dans votre fuseau horaire.

Comment créer un événement payant ? Connectez d'abord Stripe dans l'onglet « Paramètres » (carte « Paiements Stripe », bouton « Connecter Stripe »). Puis, dans le formulaire du type d'événement, carte « Tarification », cliquez sur « Payant » et saisissez le « Prix » et la « Devise ». Le client paie par carte au moment de la réservation, avec 0% de commission plateforme (seuls les frais Stripe s'appliquent).

Puis-je proposer un code promo sur mes séances payantes ? Oui. Dans « Réservation en ligne », onglet « Codes promo », cliquez sur « Nouveau code » : réduction en pourcentage ou montant fixe, valable sur tous vos événements payants ou un seul, avec une limite d'utilisations et une date d'expiration facultatives. Le client saisit le code dans le champ « Code promo » de votre page de réservation et clique sur « Appliquer » : le montant réduit est celui payé via Stripe. Un code déjà utilisé ne peut pas être supprimé, seulement désactivé (l'historique est conservé).

La visio est-elle incluse ? Oui. La « Visio intégrée Pilot » utilise les salles Zoom Pro incluses dans votre abonnement : une réunion est créée automatiquement pour chaque réservation, sans rien connecter. Vous pouvez aussi connecter Google Meet ou Microsoft Teams dans la carte « Intégrations vidéo » de l'onglet « Paramètres ».

Puis-je envoyer des rappels SMS ? Oui. Dans la page d'un type d'événement, section « Rappels automatiques », activez « Rappel SMS (1h avant) » puis cliquez sur « Enregistrer les rappels ». Le SMS n'est envoyé que si le client a fourni son numéro : rendez le champ téléphone « Obligatoire » dans la section « Formulaire de réservation ». Vous pouvez aussi définir un « Nom d'expéditeur SMS » (11 caractères max).

Puis-je envoyer un document préparatoire quand un client réserve ? Oui. Dans la page du type d'événement, section « Message de confirmation personnalisé », activez « Message personnalisé », rédigez votre texte, puis collez le lien de votre document dans « Lien du document préparatoire (optionnel) » ou importez directement le fichier avec « Importer un fichier » (PDF, Word, image... 50 Mo max). Le document apparaît sous forme de bouton dans l'email de confirmation envoyé au client (pas en pièce jointe). Vous pouvez aussi activer « Bouton vers l'espace client » pour ajouter un accès direct à l'espace client du contact.

Puis-je envoyer automatiquement une demande d'avis Google après chaque séance ? Oui. Dans la page du type d'événement, section « Suivi post-séance », activez « Séquence de suivi automatique », réglez le délai de l'étape (en heures ou en jours après la séance) et personnalisez le sujet et le corps. Collez le lien vers votre page d'avis Google dans le corps du message. Vous pouvez enchaîner plusieurs emails avec « Ajouter une étape » (ex. remerciement à +2 h, demande d'avis à J+3). Chaque email part automatiquement une fois son délai écoulé, sauf si la réservation a été annulée ou marquée absente. La séquence est aussi visible dans « CRM Clients » > « Emails » > « Séquences automatiques ».

Puis-je partager un événement avec d'autres coachs ? Oui, via la section « Événement d'équipe (round-robin) » dans la page du type d'événement : les réservations sont réparties automatiquement entre les coachs invités (« Rotation automatique »), ou le prospect choisit son coach (« Laisser le prospect choisir »). Les événements d'équipe ne peuvent pas être payants.

Suis-je prévenu quand un client annule ou déplace sa réservation ? Oui. Vous recevez un email d'annulation à chaque annulation (par le client depuis son email de confirmation, par vous depuis l'onglet « Réservations », ou automatiquement si un paiement n'a pas été finalisé dans l'heure) et un email de reprogrammation quand le client choisit un nouveau créneau. Dans « Réservations », le filtre « À venir » est affiché par défaut : choisissez « Annulées » pour retrouver les réservations annulées.

Mon client peut-il modifier lui-même son rendez-vous ? Oui. Le bouton « Gérer mon rendez-vous » de son email de confirmation ouvre une page où il peut cliquer sur « Modifier le créneau » (parmi vos disponibilités des 30 prochains jours) ou « Annuler la réservation ». À chaque changement, il reçoit un email « Nouvelle date » avec une invitation agenda à jour, votre agenda et le lien visio sont déplacés, et vous êtes prévenu par email. Une réservation payée peut être annulée par le client, mais le remboursement n'est jamais automatique : il se fait manuellement depuis Stripe.

Mon client est-il prévenu si j'annule sa réservation ? Oui. Lorsque vous annulez une réservation depuis l'onglet « Réservations », un email d'annulation est envoyé automatiquement au client : il rappelle le nom de l'événement, la date et l'heure prévues, et contient un bouton « Réserver un nouveau créneau » pour reprendre rendez-vous si besoin.

Problemes courants

"Mon agenda ne se synchronise pas" → Ouvrez « Mon Calendrier » dans la barre latérale et reconnectez votre agenda via « Connecter Google Calendar » ou « Connecter Outlook Calendar ». Vérifiez les autorisations accordées lors de la connexion.

"Ma page de réservation est introuvable ou le lien ne fonctionne pas" → Dans l'onglet « Paramètres », vérifiez que l'interrupteur « Activer la page de réservation » est activé et que le champ « URL de votre page » est rempli, puis cliquez sur « Enregistrer ». Vérifiez aussi que le type d'événement est actif : un type désactivé affiche le badge « Inactif » et n'apparaît pas sur la page publique.

"Les clients voient des créneaux que je ne veux pas proposer" → Vérifiez la section « Disponibilités hebdomadaires » du type d'événement concerné, ajoutez des exceptions dans l'onglet « Disponibilités » (« Bloquer ce jour » ou « Horaires custom ») et ajustez le « Préavis minimum » dans la carte « Limites de réservation ».

"Impossible de cocher Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom dans les modalités" → Ces options restent grisées avec la mention « Non connecté » tant que l'application n'est pas connectée. Ouvrez l'onglet « Paramètres », carte « Intégrations vidéo », puis cliquez sur « Connecter » en face de l'application concernée.

"Le paiement n'est pas demandé pour mon événement payant" → Dans l'onglet « Paramètres », carte « Paiements Stripe », vérifiez que le statut est « Actif ». Sinon, cliquez sur « Continuer la configuration » pour terminer la vérification de votre compte Stripe.

Limites

Le rappel SMS est envoyé uniquement 1 heure avant le rendez-vous (délai non modifiable) et nécessite que le client ait fourni son numéro de téléphone ; le nom d'expéditeur SMS est limité à 11 caractères alphanumériques.
Un type d'événement « Payant » n'apparaît sur votre page publique que si votre compte Stripe est « Actif » (onglet « Paramètres », carte « Paiements Stripe ») ; une réservation payante non réglée dans l'heure est annulée automatiquement et le créneau libéré.
Le client peut modifier son créneau jusqu'à l'heure du rendez-vous, parmi vos disponibilités des 30 prochains jours ; un événement à date fixe ne se reprogramme pas individuellement.
Les rappels email sont limités aux échéances proposées : 48 h, 24 h, 12 h, 2 h, 1 h et 30 minutes avant le rendez-vous.
Les notifications email à des tiers sont limitées à 10 adresses par type d'événement.
Le document des emails de confirmation et de suivi est ajouté sous forme de lien (bouton) dans l'email, pas en pièce jointe ; l'import direct accepte PDF, Word, Excel et images jusqu'à 50 Mo.
Le bouton vers l'espace client n'apparaît dans l'email que si le contact dispose d'un espace client actif (lien non expiré) ; sinon il est simplement omis.
Chaque email de suivi post-séance contient un lien « Se désinscrire des emails » : un client qui clique ne reçoit plus aucun suivi automatique de votre part (les confirmations, rappels et annulations continuent) ; la fiche client garde la date de désinscription.
La séquence de suivi post-séance est limitée à 5 étapes, avec un délai maximum de 30 jours par étape ; rien n'est envoyé pour les réservations annulées ou marquées absentes, et chaque étape n'est envoyée qu'une seule fois par réservation.
Les événements d'équipe (round-robin) ne peuvent pas être payants.
Les codes promo ne s'appliquent qu'aux types d'événements payants et sont propres à chaque coach (pas de code global) ; un seul code par réservation.
La connexion d'un compte Zoom personnel peut afficher le badge « Bientôt disponible » ; utilisez en attendant la « Visio intégrée Pilot » incluse dans l'abonnement.